Kopec dokumentov, ale čo s nimi? Zorganizujte si ich ako profík

Ktoré doklady si uchovať a ktoré zahodiť: Praktické tipy pre efektívnu správu dokumentov

Zlepšite si organizáciu a ušetrite čas: Tipy na efektívne uchovávanie dokladov

Monika Fajdová

Je rozumné odkladať si doklady o uhradených platbách za vodu, plyn, elektrinu a telefón. Tieto dokumenty sú dôležité, pretože v prípade opätovného vymáhania platby umožňujú preukázať, že ste svoju povinnosť už splnili. Uchovávanie týchto dokladov vám môže ušetriť veľa času a námahy v prípade akýchkoľvek nejasností alebo sporov s poskytovateľmi služieb. Uchované by ste mali mať okrem dokladov o zaplatení služieb napríklad aj rôzne právne dokumenty, teda zmluvy, vyhlásenia a ďalšie listiny s právnym významom, ktoré sa týkajú vášho majetku, obchodných transakcií, alebo iných záväzkov. Je užitočné mať aj finančné dokumenty, teda napríklad výpisy z účtu či potvrdenia o zaplatení dane.

Založte svoje doklady ihneď po ich prijatí. Nenechávajte to na neskôr, pretože to môže viesť k hromadeniu neporiadku. Po prijatí dokladu rozhodnite, či ho potrebujete ponechať, vyhodiť alebo archivovať a založiť. Môžete vytvoriť priečinky alebo zakladače pre rôzne kategórie, vďaka čomu bude všetko prehľadnejšie. Priečinky či zakladače označte, aby ste jednoducho identifikovali ich obsah. Štítky alebo označenia môžu byť napríklad tematické, číselné, alebo iné, čo vám pomôže rýchlo nájsť požadované dokumenty. Pravidelne vyhadzujte zastaralé alebo nepotrebné dokumenty. Tým sa vyhnete hromadeniu nepotrebného materiálu a udržíte ich aktuálne a prehľadné. Pre uchovanie zvoľte miesto, ktoré je suché, bezpečné a chránené pred požiarmi, potopou alebo inými haváriami.

Rozdelenie dokladov do kategórií podľa ich typu je skvelý spôsob, ako udržať vaše dokumenty zorganizované a zabezpečiť, že budete mať rýchly prístup k nim v prípade potreby.

Digitalizácia dokumentov je v dnešnej dobe čoraz populárnejšou metódou ukladania a archivácie dokumentov. Má niekoľko výhod, prvou z nich je, že umožňuje rýchly prístup k dokumentom pomocou počítača, smartfónu alebo tabletu. Navyše, mnohé programy na správu dokumentov majú funkciu vyhľadávania, čo znamená, že môžete ľahko nájsť konkrétny dokument pomocou kľúčových slov alebo filtrov. Fyzické dokumenty sú náchylné na poškodenie v dôsledku požiarov či povodní. Digitalizácia týchto dokumentov zabezpečuje ich ochranu. Okrem toho môže byť aj menej pravdepodobné, že stratíte elektronickú kópiu dokumentu, pretože ju môžete ukladať na viacero zariadení naraz. Ukladanie dokumentov vo forme elektronických súborov môže ušetriť miesto vo vašej domácnosti. 

Tieto dokumenty môžete s čistým svedomím vyhodiť a ušetriť si tak miesto a čas pri hľadaní toho, čo skutočne potrebujete. Účty za drobné nákupy, obyčajné potravinové položky alebo drobnosti, môžete po skontrolovaní zvyčajne zahodiť. Niektoré reťazce už majú v aplikáciách aj digitálnu podobu bločkov, preto ich v prípade potreby nájdete tam. Rovnako napríklad poistné zmluvy, ktoré už nie sú v platnosti a nemajú dôležitý význam, sa môžu bezpečne zlikvidovať. A ako sa ich zbaviť? V prípade papierových dokumentov je najlepšie použiť skartovačku, pri digitálnych verziách dokumenty dôkladne odstráňte zo všetkých zariadení.

Kopec dokumentov, ale čo s nimi? Zorganizujte si ich ako profík

Súvisiace články

KVÍZ: Preverte si, že viete všetko o správnom pestovaní rastlín na jar

Správny výber a šetrná prevádzka: Vyznáte sa v chladničkách?

KVÍZ Najjednoduchšie pojmy z talianskej kuchyne. Toto musí zvládnuť každý!

Korenie, oleje i ocot: Zatočte s mravcami v domácnosti

Máte doma tieto potraviny? Dátum spotreby pri nich sledovať nemusíte!

Ruky preč od chemikálií! Návod, ako si doma vytvoriť účinný repelent

Výber pre vás