Manuál komunikácie s ľuďmi cez e-mail alebo telefón: Možno vám zachránime povesť!

Manuál komunikácie s ľuďmi cez e-mail alebo telefón: Možno vám zachránime povesť!

Viete, ako sa správať k ľuďom v každodennom živote? Čo určite neurobiť v e-mailovej komunikácii, ako telefonovať a na čo si dať pozor pri pozdrave?

Správne telefonovanie
Ste od telefonovania priam závislá alebo rada len tak klebetíte s kamarátkami? Potom vedzte, že aj volanie cez mobil má svoje pravidlá. A to, že ho máme stále pri sebe, neznamená, že chceme, môžeme či musíme pretelefonovať celý deň aj noc.

Ako na to?
1. Prvým pravidlom zdvorilosti pri telefonovaní je, aby sa ako prvý prihlásil volaný. Môže sa ohlásiť menom, prípadne názvom firmy, kde pracuje.
2. Vy ako volajúca musíte najskôr pozdraviť, potom povedať svoje meno či názov firmy.
3. Až teraz prichádza na rad človek, ktorému voláte. Pozdraví a predstaví sa, ak tak neurobil už pri nadviazaní spojenia ako prvý.
4. Ak voláte na úrady, k lekárovi a podobne, urobte si jasno v tom, prečo voláte a čo chcete vyriešiť.
5. Sťažnosti je možné riešiť aj telefonicky, ale vyhnite sa zvyšovaniu hlasu či urážkam. Možno vôbec nehovoríte s osobou, ktorá vašu situáciu zavinila alebo má v kompetencii ju riešiť. Buďte asertívna, nie „nasertívna“.  

Základné pravidlá telefonovania

  • netelefonujte skoro ráno, neskoro večer ani cez obed
  • ak chcete telefonovať dlhšie, spýtajte sa, či voláte vhodne
  • vyhnite sa dlhému a hlasnému telefonovaniu v dopravných prostriedkoch, nikto nie je zvedavý na váš dlhý monológ
  • v reštaurácii podľa možnosti telefón ani nevyberajte, ak predsa len potrebujete skontrolovať e-maily alebo zmeškané hovory, ospravedlňte sa a choďte to vybaviť mimo stola
  • využívajte funkciu stíšenia alebo vypnutia zvonenia všade, kde by mohlo pôsobiť rušivo (čakárne, kultúrne podujatia a podobne)
  • na zvonenie pracovného mobilu si vyberte menej nápadnú melódiu, rôzne vtipné zvuky a zvučky vám na vážnosti nepridajú
  • blahoželať cez telefón môžete, na vyjadrenie sústrasti však zabudnite

Písanie e-mailov
Predmet e-mailu musí byť stručný, jasný a výstižný, aby príjemca vedel, čo od neho chcete. Do predmetu uvádzajte maximálne štvorslovný názov. Používajte iba profesionálnu e-mailovú adresu so svojím menom a priezviskom. Pracovný e-mail nikdy neposielajte zo súkromných adries s infantilným názvom, napríklad srdiecko654. Každý e-mail začnite pozdravom a menom prijímateľa, čím mu dáte najavo, že si ho vážite. Zabudnite na výkričníky. Adresát si môže myslieť, že naňho kričíte.

Odpovedať by ste mali na každý e-mail, ktorý dostanete, dokonca aj na nevyžiadaný. Je to znak dobrej e-mailovej etikety. Pred odoslaním e-mailu skontrolujte adresu príjemcu, aby sa náhodou nedostal k menovcovi. A dávajte si pozor na to, koľkým ľuďom odpovedáte. Prijatý e-mail bol možno adresovaný aj ďalším prijímateľom, ak ste využili možnosť odpovedať všetkým, zahlcujete ich e-mailové adresy nevyžiadanými informáciami.

Denne prijímame množstvo nevyžiadaných e-mailov, preto šetrite svojich priateľov a obchodných partnerov. Píšte čo najmenej, krátko a výstižne. Reťazové e-maily, vtipy a milé videá si nechajte na osobné stretnutie.  

Oslovenie a pozdrav
Dale Carnegie, americký učiteľ rétoriky a poradca veľkých firiem, tvrdí: „Nezabúdajte, že najmilším slovom každého človeka je jeho vlastné meno.“ Často ho však pri predstavení prepočujeme, lebo sa už chystáme povedať to svoje. Ak sa vám to stane, spýtajte sa na meno ešte raz, nie je to neslušné.

Je viac zásad pri oslovovaní a zdravení, väčšina z nich je všeobecne známa. Ak si niekedy nebudete istá, skúste sa spoľahnúť na intuíciu. Jednoducho sa vyhnite tomu, čo by aj vám bolo nepríjemné. Ako žena môžete čakať na pozdrav, ale keď niekam vchádzate, nikdy nezaškodí povedať dobrý deň. Asi je zbytočné hovoriť, že treba zdraviť starších ľudí (aj mužov), no pri podávaní rúk platí opačné poradie. Ruku ako prvá podáva vždy osoba spoločensky významnejšia, starší človek mladšiemu a nadriadený podriadenému.

Presnosť a dochvíľnosť
Necháte na seba vždy čakať a s radosťou využívate takzvaných akademických desať minút? Robíte veľkú chybu, je to vlastnosť, ktorú najviac kritizujú vaše priateľky aj kolegovia v práci. Ak meškaniu nemôžete zabrániť, vždy o tom včas informujte druhú stranu. V čase mobilných telefónov to predsa nie je problém. Vyhnite sa však tomu, aby ste večne menili čas a miesto stretnutia, na poslednú chvíľu ho rušili. Nemusíte byť vždy tá, čo chodí skôr a čaká, ale chodiť stále neskoro je detinské a pre dámu jednoducho nevhodné.

Autor: mam, zp
Foto: Shutterstock.com

Focus Media

Video

Diskusia

Podobné články nájdete v týždenníku Báječná ŽENA

Cennik predplatneho

Podobné články

"Najnovšie z Zamestnanie"

Poradňa